Звернення є важливим засобом комунікації та невід'ємним механізмом взаємодії громадян з органами державної влади та місцевого самоврядування.

Утвердження, забезпечення та захист прав і свобод людини і громадянина є одним з основних пріоритетів роботи органів юстиції Волинської області.

Ст.40 Основного Закону держави встановлює право кожного направляти індивідуальні чи колективні письмові звернення або особисто звертатися до органів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових і службових осіб цих органів, що зобов'язані надати обґрунтовану відповідь у встановлений законом строк.

Відповідно до ч.1 ст.3 Закону України «Про звернення громадян» під зверненнями громадян слід розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

Отже, законодавство встановлює дві форми звернень громадян: письмові та усні.

Письмове звернення - це викладені в письмовій формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) або скарги, які направлені поштою або передані громадянином, особисто чи через уповноважену особу, якщо ці повноваження оформлені згідно чинного законодавства.

Усне звернення – це звернення, як правило, висловлене громадянином на прийомі, зміст якого зафіксовано у відповідному журналі (книзі) особистого прийому посадовою особою, яка здійснює такий прийом або іншою уповноваженою особою, яка відповідає за організацію даного напрямку роботи.

Усне звернення громадян підлягає обов'язковій фіксації у Журналі обліку особистого прийому громадян, який наявний у всіх керівників структурних підрозділів головного та територіальних управлінь юстиції.

Даний вид звернення може бути здійснений:
в ході особистого прийому керівником управління або його структурного підрозділу;
по телефону (в ході «гарячої» телефонної лінії чи «лінії довіри» Головного управління юстиції у Волинській області);
в ході роботи громадських приймалень, створених при головному та територіальних управліннях юстиції.

Особливістю усного звернення є оперативність його розгляду, оскільки не затрачається час на пересилання та одержання відповіді на нього через засоби поштового зв'язку. Крім того, в більшості випадків, відповідь може надаватись одразу в ході особистого прийому (у разі, якщо звернення не потребує додаткового вивчення та перевірки відповідних фактів, зазначених у ньому), не чекаючи закінчення строків розгляду звернень, які встановлені Законом України «Про звернення громадян.

Також, усне звернення є формою безпосереднього спілкування з вищим керівництвом органів юстиції області.

Одночасно, з метою надання повної та обґрунтованої відповіді посадова особа, яка здійснює особистий прийом громадян, має можливість одразу деталізувати та уточнювати факти, зазначені в усному зверненні, оскільки, типовою ситуацією є письмові звернення, з яких одразу важко встановити їх зміст та суть, що у свою чергу ускладнює проведення перевірки за такими зверненнями та надання заявнику повної відповіді.

Для забезпечення кваліфікованого та оперативного розгляду усного звернення посадова особа вправі запрошувати на прийом громадян і працівників відповідних структурних підрозділів або одразу одержати від них необхідну інформацію.

Варто наголосити, що для громадян, які звертаються з усним або письмовим зверненням вхід до головного та територіальних управлінь юстиції є вільним та не потребує оформлення будь-яких дозволів чи перепусток.

Проте, необхідно зазначити, що усне звернення передбачає певні вимоги, зокрема:
1). обов'язкова наявність документа, що посвідчує особу, яка звертається на особистий прийом (повноваження представника повинні бути оформлені у встановленому законом порядку);
2). прийом громадян здійснюється лише у чітко визначені дні та години відповідно до затвердженого графіку та порядку особистого прийому громадян (можливий попередній запис на особистий прийом), тоді як письмові звернення приймаються та реєструються щодня;
В ході особистого прийому громадян у відповідному журналі обов'язково зазначаються: дата прийому; посадова особа, яка здійснює прийом; прізвище, ім'я, по батькові, адреса, категорія (соціальний стан) громадянина; короткий зміст звернення; категорія звернення (заява, скарга, пропозиція); наслідки розгляду звернення та дата відповіді на нього.

Таким чином, реалізація прав громадян на особистий прийом є важливим засобом зв'язку посадових осіб системи органів юстиції з населенням та одним з основних інструментів розв'язання нагальних проблем та вирішення важливих завдань життя регіону.